通知公告
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關于做好2019年檔案立卷歸檔工作的通知

信息來源: 作者審核人:    發布日期: 2019-03-20    瀏覽次數:


各院(部)、校直各部門:

按照學校重點工作安排,檔案館對各院(部)、校直各部門在2018年度形成的各類檔案于4月份進行集中立卷接收。各單位要高度重視,加強領導,統籌安排,認真負責,單位一把手嚴格把關,認真審核歸檔內容,保質保量地完成2019年檔案立卷歸檔工作。

今年檔案立卷歸檔工作要求:一是強化檔案資源規范化建設,確保歸檔程序和歸檔材料的規范和完整,提高歸檔準確率和完整率,做到應歸盡歸;二是認真整理和挖掘檔案資源,對本單位教學、科研、重點學科建設、重大事件等檔案進行專題編研和修史建志工作,為學校發展提供高效翔實的檔案信息;三是及時做好重大活動、重點建設項目、審計、紀檢檔案的歸檔立卷工作。

一、歸檔范圍

2018年1 月1日至12月31日期間,學校在各項活動中形成的具有保存價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的文件材料均應按照黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像、人物、實物、重大活動等十三類立卷歸檔。具體內容按照《山東建筑大學部門文件材料歸檔范圍》執行。
   校直各部門文件材料歸檔范圍,包括該部門在其職能活動的全過程中直接形成的具有保存價值的文字、電子、圖表、聲像、實物等不同載體的材料。
   各院(部)文件材料歸檔范圍,包括學籍學位檔案、畢業照、學院承辦的重大學術活動、院史材料等。

按照《山東建筑大學重大活動檔案管理辦法》的要求,學校各類重大活動的主辦、承辦單位負責重大活動檔案的收集、整理、移交工作,確保活動完成后文件材料完整歸檔。

二、歸檔管理及要求

(一)紙質檔案歸檔要求:1.重要文件材料須有相應的標識,例如加蓋單位印章、部門負責人或經辦人簽字等,確保歸檔材料齊全、完整、有效。2.學校文,由擬稿單位到檔案館領取后,與有關批復、附件一并整理立卷歸檔;上級來文、來函直接發至部門的,要求部門向檔案館移交歸檔。3.立卷歸檔的文件材料必須是原件,復印件原則上不得歸檔。

(二)電子檔案歸檔要求:歸檔電子文件內容名稱必須標注清晰完整,文本文件一般采用DOC、WPS等格式,圖像文件一般采用JPEG等格式,移交時刻錄光盤一式兩份。

(三)學位檔案的歸檔管理:研究生處、教務處、繼續教育學院為學籍學位檔案主管部門,負責學位文件材料的統一制發和立卷歸檔的統一布置與驗收;各院部教學辦公室、團總支為學籍學位檔案的二級管理單位,負責學位檔案形成整理和向檔案館移交。

(四)按照校院兩級檔案管理的辦法各院(部)的綜合檔案管理工作由學院(部)辦公室負責;院部留存的試卷畢業設計等教學過程材料保管期限應不少于五年。要求各學院合理利用檔案館教學院部庫房資源,由專人負責每學年集中向檔案館移交;學院應切實加強檔案資料的安全科學保管工作,及時消除各種隱患。

(五)檔案館及時做好部門立卷的調研與督導工作,對立卷量大、業務性強的部門提前介入、重點指導,著力解決歸檔工作中的難點問題,確保歸檔質量和水平不斷提高。

三、時間安排

歸檔時間統一要求為:校直各部門在4月5日前歸檔;各院(部)學位檔案在9月底前歸檔;科研類檔案在項目完成后兩個月內歸檔;基建類檔案在項目完成后三個月內歸檔;學校重大活動檔案主辦、承辦單位應當在活動結束之日30日內歸檔。下發到各部門上級文件及與外單位簽發的合同也一并歸檔。

移交地點:藝術教學樓檔案館128房間

聯系電話:86361688   86367019  

人:  穆乃敏

檔案館

2019年3月19

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